Блог

Во многих отраслях работы наблюдается следующая тенденция: классические “бумаги” заменяются на электронные аналоги. Отсюда вытекают значительно сокращённые затраты времени на оформление документов. Компании проводят операцию как самостоятельно, так и при взаимодействии с партнёрами. Основные нюансы оборота электронной корреспонденции приводятся ниже.

Кратко об обороте

Система ЭДО означает обработку компьютерных вариантов классического пакета документов. Специальные программы бухгалтерской и кадровой направленности создают и редактируют сведения о работниках организации. Разумеется, такой вид “бумаги” не обходится без специфической подписи, заверяющей информацию.

Оборот ценных “бумаг” делится на две категории:

• Обмен в пределах одной компании.
• Пересылка между организациями по Интернету.

Подпись – это не единственное обязательное требование. На компьютеры следует загружать специальные пакеты с сетевым оборудованием. В придачу к этим “инструментам” прибавляется оператор ЭДО: мера необходима для того, чтобы информация передавалась без задержек и в нужном формате.

Допустимые форматы документов для передачи

Ценные “бумаги” из Интернета делятся на следующие варианты:

• Счета-фактуры и УПД, регулируемые Министерством финансов России и Федеральной налоговой службой.
• Нормативные акты Торг-12, передаваемые по адресам органов налогового контроля.
• Заверенная информация с подписью, не попадающая под юрисдикцию ФНС.

Третья категория делится на привычные варианты – счета-фактуры, договора с организациями, акты и первичные документы (освещаются при финансовой отчётности). Для начала компании передают в ЭДО первый и четвертый из указанных пунктов; наиболее важными сведениями являются вычеты из налоговых служб (таковые следует оформлять наиболее тщательно). Любое несоответствие официальному формату для счетов, утверждённому приказом ФНС, превращает фактуры в бесполезную “макулатуру”.

Критерии выбора системы

Переход с классических “бумаг” на электронные налоги сопровождается не только выбором оператора. Особое внимание следует уделять таким критериям:

1. Количество предприятий, с которыми сотрудничает компания. Отсюда вытекают массивы информации для дальнейшего логистического оборота.
2. Необходимость копирования описанных выше счетов-фактур: сотрудники нередко теряют оригинальные варианты.
3. Перемещения “ценных бумаг” всегда находятся под бдительным надзором со стороны руководства.
4. Размеры денежных затрат, влияющих на ЭДО (получение печатей, пересылка, получение, хранение, утилизация).

Сайт Федеральной налоговой службы – лучшее место для ознакомления с рядом сервисов. Список требований значительно расширяется, но самыми главными из таковых выступают:

• Возможности компании.
• Опыт работы предприятия (“стаж”).
• Качество обслуживания клиентов.
• Цена продуктов.
• Тарифы по перемещениям.
• База контрагентов.

Возможность обмена информацией между двумя системами

Конкретный сервис по обороту документов обязательно должен иметь две стороны: если одна компания пользуется услугами системы, то и “партнёр” должен участвовать в этом процессе. Вкратце говоря, в дело вступает привычное понятие Roaming, во многом схожее с повседневным мобильным общением. Перемещения сведений проводятся через универсальную компьютерную систему 1С – именно к этому “органу” подключаются сервисы и службы ЭДО.

Подключение по Интернету между двумя организациями ведётся по двум вариантам:

• Автоматическому. После запуска пакета 1С пользователь переходит к меню настроек, затем нажимает кнопку “Создать”. Далее выполняется следующая команда: “Профиль настроек ЭДО” – “Контрагент” – “Договор контрагента” – “Отправить приглашение”. От принимающей стороны требуется заполнение полей внутри полученного акта. После этого обе стороны “диалога” получают статус присоединённых; договоры, фактуры, акты и прочие документы можно передавать регулярно.
• По требованию – срабатывает в том случае, если предыдущий метод недоступен. Пользователи оставляют заявки внутри личного кабинета, затем выбирают между двумя действиями: отправить подготовленную форму по почте или обратиться к службе поддержки. Когда заявка принята, операторы связываются со второй стороной, запрашивая подтверждение на дальнейшую передачу сведений по выбранной системе. Roaming определяется сотрудниками предприятия, а пользователям ЭДО достаточно обновить статус присоединения.

Обзор сервисов по обороту информации

Контур Диадок

Первый представитель обзора ведёт исключительно дистанционную работу с электронными версиями ценных “бумаг. Каждый акт заверяется подписью перед отправлением к контрагентам. В регистре системы “Контур Диадок” отмечается более одного миллиона организаций по всей России.

Основные операции внутри системы сводятся к отправлению, получению и цифровой подписи передаваемой документации. Разумеется, ассортимент предприятий не ограничивается исключительно клиентами “Контура”: под юрисдикцию попадают пользователи услуг других операторов. Отчёты направляются в налоговые службы для рассмотрения.

Загружаемый продукт из Интернета не требует установки других программ. Другие основные моменты таковы:

1. Документация предусматривает создание актов (счетов-фактур, договоров), а также дальнейшее направление к “партнёрам” или налоговым службам.
2. Документация ведётся непосредственно через пакет 1С.
3. Контент интегрируется с аналогичными системами – Oracle, MS Dynamics, API, SAP.
4. Регистрация учётной записи обязательна для расширенного функционала.
5. Среди контрагентов находятся не только крупные предприятия, но и государственные учреждения России.
6. Дубликаты договоров или счетов-фактур не требуются.
7. Статус пересылки меняется в реальном времени; пользователям легко наблюдать за этим параметром.
8. Внутрь системы можно зайти не только с компьютера, но и мобильных устройств.
9. Пересылка имеет настройку маршрутов.
10. Обе стороны “диалога” получают своевременные оповещения о доступе к документации.

К слову о доступе, бесплатная версия “Контура” ограничивается этой операцией. Что касается подписи корреспонденции, то за эту функцию следует платить годовой взнос (1-3 тысячи рублей). Дальнейшая стоимость тарифа определяется количеством поступающего “трафика” от партнёров.

СБИС

Следующий вариант сервиса по обмену информацией между компаниями отличается универсальностью: оба предприятия работают одновременно и взаимодействуют друг с другом. Оборот документации занимает важный приоритет.

СБИС позволяет:

• Проверять контрагенты.
• Подготавливать и отправлять отчёты (акты, счета-фактуры, договоры) в представительства государственных органов.
• Искать партнёров по тендерам.
• Анализировать закупки предприятий.
• Собирать фискальную отчётность удалённо.
• Организовывать бухгалтерию, кадровую и складскую деятельность.
• Контролировать работу в предприятиях малого и среднего бизнеса.
• Внедрять специальные программы CRM для улучшения продаж.

Служба по обороту документации СБИС имеет бесплатную версию, снабжённую базовым функционалом. Среди доступных опций выступают:

• Получение информации от контрагентов.
• Обработка бухгалтерии.
• Передача отчётов на рассмотрение государственным органам.

Дополнительный бонус – мобильное приложение СБИС, позволяющее работать с “бумагами” через смартфоны (iOS, Android). Отправка электронных копий, однако, требует обязательного платежа. Самый выгодный тариф – 500 рублей ежегодно.

ELMA

Очередная сетевая служба ЭДО, имеющая расширенную базу решений по бизнесу. “Ядро” ELMA составляют приложения, “заточенные” под менеджмент компаний. Среди инструментов следует отметить:

1. Оборот документации, снабжённый механизмом WorkFlow. Такая “начинка” быстро адаптируется под требования организации.
2. Построение business-процессов с опорой на всемирный стандарт BPMN.
3. Тщательный контроль показателей – ключ к корректному распределению рабочей силы внутри компании.
4. Пакет CRM, не требующий отдельной установки. Подобный инструмент отвечает за продажу продукции, а также отношения с партнёрами.
5. Контроль над проектами для управления процессами.
6. Внутренний портал, охватывающий все части организации – хранилище информации, подразделения, задачи на “повестке дня”, календарь, а также инструменты общения с пользователями.

Разумеется, на итоговую стоимость системы ELMA влияет размер тарифа. Перечисленный выше дополнительный функционал входит в высокую цену пакета – 45 тысяч рублей.

Synerdocs

Ещё один полезный инструмент для оформления электронных подписей, счетов-фактур, актов и документов по налоговой отчётности. Интеграция продукта затрагивает не только платформу 1С: под “юрисдикцию” Synerdocs попадают оболочки Directum и SAP.

Цена годового пакета находится на разумном уровне – всего 2500 рублей. Такого объема достаточно для пересылки трёхсот документов (счетов-фактур, актов, подписанных договоров). К слову про 1С, интеграция потребует дополнительной платы (стоимость вырастает до 6300 рублей за аналогичный период). После использования тарифа каждая отправляемая “бумага” стоит 7 рублей.

Сбербанк E-invoicing

Популярный среди миллионов пользователей российский банк обзавёлся собственным сервисом ЭДО: распространённые категории документов пересылаются быстро. Другие “бонусы” таковы:

1. Активность по всему миру.
2. Отсутствие привязки к конкретным компьютерам.
3. Формат и уровень формальности документации не играет роли.
4. Пересылка ценных “бумаг” ведётся непосредственно в государственные службы.

Клиенты Сбербанка передают сведения о маркировке, принимают поступающие счета-фактуры, а также “закрывают” сделки. Организациям, участвующим в обороте электронной документации, предоставляются два тарифа:

• Основной – имеет базовый функционал по передаче информации в банк. За подключение не нужно платить.
• Дополнительный – обеспечивает передачу документов как к партнёрам, так и государственным инстанциям. Ежемесячная плата составляет 295 рублей.

Контур Экстерн

Предприятия, пользующиеся услугами этой системы по отправке электронных “бумаг”, ведут отчётность по бухгалтерской и налоговой деятельности. “Контур Экстерн” не содержит лишних функций, что подходит ряду мелких компаний.

Эту службу ЭДО можно кратко описать как календарь с пометками относительно отправки ценной информации. Электронная документация проверяется на ошибки перед исполнением такого шага. Сервис позволяет проверять счета-фактуры с учётом налогов. Интеграция с 1С – дополнительный вариант.

Годовая стоимость пакета составляет 1200 рублей. Отсюда вытекает сокращённое число “адресатов” – налоговые органы с пенсионным фондом. Высшие инстанции вроде ФСС потребуют дополнительной платы – размер оплаты “вырастает” до 7680 рублей за год. Разумеется, бесплатная версия годится для начинающих предприятий.

DocSpace

Следующий представитель рейтинга по электронному обороту документов базируется на оболочке Microsoft SharePoint. Функционал состоит из таких действий:

1. Слежение за транспортировкой “бумаг”.
2. Создание распорядительных постановлений.
3. Учёт входящего (исходящего) трафика.
4. Ведение потокового сканирования бумажных актов (счётов-фактур, договоров).

Сервис DocSpace, однако, обладает привязкой к конкретным компьютерам. Например, крупному офису на 50 “рабочих станций” следует платить 450 тысяч рублей. Дополнительные опции стоят по 1200 аналогичных единиц валюты за единственного пользователя (в таком случае к итоговой стоимости прибавляются ещё 60 тысяч рублей). Отсюда вытекает “профессиональная” специфика DocSpace: предприятия крупного бизнеса (застройщики, энергетические “магнаты”, и так далее).

ДЕЛО

Универсальный вариант системы оборота электронных документов, подходящий для организации малого и крупного бизнеса. Пересылка сведений в рамках сервиса “ДЕЛО” довольно проста:

• Нужные акты, счета-фактуры и договоры оформляются быстро.
• Корреспонденция отслеживается через специальные статусы.
• Оболочка пользуется популярностью среди контрагентов и налоговых служб благодаря стабильной работе.

Стоимость тарифов варьируется исходя из средств управления базами данных, с которыми ведётся взаимодействие.

Логика

Ранее этот вариант сервиса по пересылке ценных “бумаг” назывался “Босс-Референт”; с 2012 года платформа сменила название. Деловое производство в рамках сервиса не уступает “предшественнику”. Пользователи системы “Логика” отмечают:

• Тщательную защиту информации.
• Планирование схем согласования документации вне зависимости от сложности структур.
• Элементарный функционал.

Стоимость сервиса по передаче документации “Логика” оценивается по принципу: “Чем больше подключённых сотрудников компании, тем выгоднее”. Например, штаб из 50-199 пользователей потребует платы в 5200 рублей за рабочее место, а офис с более чем 200 работниками – по 4900 рублей.

ЕВФРАТ

Последний представитель обзора по электронному обороту документов выступает сервисом, использующим уникальные программные решения. Положительные моменты:

• “ЕВФРАТ” комплектуется собственной СУБД под названием “Ника” – лишние затраты на приобретение компьютерных программ исключаются.
• Интерфейс довольно прост для восприятия.
• Права доступа накладываются на акты (счета-фактуры, договоры, электронные подписи).

Принцип оплаты аналогичен тому, что используется для “Логики”.

Реклама. Информация о рекламодателе по ссылкам в статье.